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『1日10分の積み重ね!社員との一体感がつくれるテレワーク術』

Column

2021.08.20 (金)


1日10分の積み重ねを継続することで、信頼関係をつくれる方法がここにあります。
テレワークだから〇〇出来ないと言う前に、どうしたら出来るのかという視点が大事です。考えすぎて動けなければ本末転倒、悩むよりまず行動を起こすことを目的とした記事になります。

『1日10分の積み重ね!社員との一体感がつくれるテレワーク術』のイメージ

目次

テレワークを導入したら

昨今の新型コロナウイルスの影響により、多くの企業がテレワークを導入しオンラインでの会議や打ち合わせなど実施するようになりました。
移動時間が格段に減り、どこでもネット環境と端末があれば打ち合わせも出来ることは、忙しいビジネスマンにとって大きなメリットとなり今後も多くの企業がテレワークを活用していくことになるでしょう。
また、オフィスに出社しなくとも、自宅やレンタルオフィス、カフェなどでも仕事が出来るようになったことは、働く側からしても自分のペースで出来るということで大きなメリットです。

しかしその一方で、会社からはこんな声を多く聞くようになりました。

「テレワークになって、社員の仕事ぶりが見えづらい」
「仕事の仕上がりが、今までより時間がかかっている」
「社員とのコミュニケーションが明らかに減った」
「社員の帰属意識が無くなるのではないか」

テレワークをするなら、効率よく充実させて会社が良くなるための方法を実行しなければいけません。
今回のコラムでは、1日10分でもいいのでテレワークをしている社員との一体感をつくることについて書きました。ぜひ継続してみてください。
テレワークを取り入れた事で悩みがある上司の皆さん、悩むよりまずは行動です。

テレワークをしている社員にするべきこと

1、孤独感を与えないこと

テレワークをしている社員の立場になってみましょう。
単純に考えても、会社の人との接点が減るので月日が経てばだんだんと”心の距離感“を感じるようになりやすいです。
自分1人でも仕事が完結してしまう。特に誰かに相談をしなくても無難に出来てしまう。これが繰り返し続くと、自分は組織の中にいるという認識が薄れていきます。

2、報告・連絡・相談がしやすい環境をつくること

報告連絡相談が滞ると余計なコストが掛かります。
余計な費用がかかる、余計な時間がかかる、そして余計なストレスを上司、部下ともに抱えます。テレワークをしている社員からすれば、自分から報告したり相談をするのはなかなか出来ません。会社として上司として、報告連絡相談ができる仕組みを整えておくことは大事です。

報告連絡相談(ホウレンソウ)には「怒らない、否定しない、助ける、指示する」「おひたし」が必要。
ホウレンソウのおひたしには「しょうゆ」も欠かせない事も覚えておきたいです。

  • し→叱る時は
  • よ→余裕をもって
  • う→後ろ向きにさせない
  • ゆ→許す心を忘れずに

3、1日にやるべき事を明確にしておく

テレワークで出来る事には限りがあります。
仮に、テレワークでどんどん出来る仕事であっても、職場以外の場所というだけでどうしても集中が切れやすくなることが考えられます。
多くの部下を抱える上司とすれば、ひとり一人の進捗状況を把握するのは困難かもしれませんが、何をどこまでやるのかを明確にすることは重要です。

4、イベント等を企画する

例えば、ちょっとしたレクリエーションを企画してもいいでしょう。

テレワークで、いつもよりも接点が減ってしまった分、久しぶりに対面することで近況報告をしあうだけでもコミュニケーションが取れます。
なかなかイベントの企画が思いつかないという場合は、ちょっとしたお茶会とか食事会のような形でもいいでしょう。
要は、レクリエーションをやる事や食事会をすることは手段であって、目的は社員と顔をあわせて対話をすることが目的です。

ぷちまとめ

テレワークをしている社員との距離感を作らないことがとても重要です。
人は人に頼られ、人に認められる事で自己肯定感があがり期待に応えようとします。つまり、自分がこの組織で必要とされているという実感があればあるほど、期待に応えるために頑張ろうとします。

上司が忘れてはならないこと

1、テレワークであっても社員と向き合う姿勢をつくる

時折見かけるオフィスでのこんな場面。

朝、社員が出勤する。上司の顔を見て「おはようございます」と挨拶。しかし、上司はパソコンを打ちながら社員の顔を見ないで声だけで挨拶を返す。
本当なら社員と向き合うはずが、パソコンに向き合う上司は案外多いものです。上司の仕事は社員と向き合う事。

だから上司の席は、社員を見れるように配置されているのです。
テレワークになるとそれも出来ません。常に、社員がどのような状況で仕事をしているのか、テレワークをしているのかを気にかけることが大事になります。

2、テレワークのメリットとデメリットを知っておく

テレワークのメリット

  1. テレワークにより、通勤に伴う精神的ストレスが減りワークライフバランスの向上を図ることで、仕事の生産性があがります。
  2. 感染症の拡大防止や、悪天候等での公共交通機関がストップしてしまう際、テレワークは有効です。
  3. オフィスコストや節電、交通費の削減が期待できます。
  4. 出産育児やパートナーの転勤、介護等による人材の離職を防ぎ、多様な人材を確保することができます。
  5. 企業イメージの向上
    テレワーク導入により、働き方改革を進めている企業はホワイト企業であるという見られ方もされます。

今後の働き方の一つとして、テレワークは必要不可欠な働き方かもしれません。

しかし、会社としてのメリットはとても大きいですが、デメリットもよく知っておき上司として効率よくテレワークを使い分けていく必要があります。

テレワークのデメリット

  1. 情報漏洩のリスクが高まる事。
    自宅、カフェ、コワーキングスペースでノートパソコンを持ち込んでの業務になれば、どうしてもリスクは高くなると言わざるを得ません。
  2. 上司の目が無くなるために、サボりやすい傾向にある
  3. 社員のマネジメントがやりづらくなる
    ピーター・ドラッガーの著書「マネジメント 基本と原則」では、マネジメントに必要なスキルとして以下5つを挙げています。
    ・目標設定力
    ・組織化力
    ・コミュニケーション力
    ・評価測定力
    ・問題解決力
    上記のスキルは、会社組織の一体感をもとに効果を発揮します。上司からすれば目に見えない場所で仕事をしている社員へ一体感を持たせることに苦労するため、マネジメントをすることが困難になります。
  4. 社員間・部門間で不公平感が出てしまう
    テレワークの社員は出社しなくても良い、好きな場所で仕事が出来る。こういった部分が出社している社員から見れば「ラクをしている」というように感じさせてしまいます。
    他にも、出社している社員の声として、どうしてもテレワークでは出来ることに限りがあるので、結局出社している社員への負担が大きくなることがあります。

ぷちまとめ

上記のようなテレワークならではの課題、考えられる状況を踏まえて社員と向き合えば、必要に応じたアドバイスや社員へのマネジメントを、効果的な手段を使って行うことが出来ます。

テレワークを導入しても、社員との一体感をつくろう

テレワークをすると、一番の課題は社員との距離感です。1日10分でもいいのでテレワークをしている社員との接点をもちましょう。
今は、テレワークでコミュニケーションを取るためのICTツールがたくさん普及していますし、必ずしも電話やメールだけではありません。

忙しくて時間が取れないという上司の方は少なくありません。
でも、1日たった10分。お互いに顔を出してオンラインツールで会話をする、情報共有をすることをやっていきましょう。この1日わずか10分の関わりが、1週間で50分、1ヶ月で約3時間、1年間で40時間近くにもなります。

よくありがちなのが、社員を監視するという視点をもって接することです。
そうではなく、会社が社員に対して「会社はあなたを必要としているのですよ」という意思表示をすることが重要です。
あなたを必要としているからマメに接点をもつ。あなたからの声を聞く。あなたの状況を把握したいのです。
まさに、日頃からの社員との向き合い方が、テレワークであっても重要なポイントになるのです。